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大致可分为:文件输入及处理设备、文件输出设备、文件传输设备、文件整理设备等。每一类设备又都包括多种产品,以下列举的只是其中的主要设备或常用设备。文件输入及处理设备:计算机、文件处理机、打字机、扫描仪等。文件输出设备:可分为文件复制设备和文件打印设备,以及文件传送设备。
多功能,如果一台办公设备只具有某一种功能,只有一种情况,那就是使用者对这个功能的需求相当大,对其它的功能可以忽略,但人们都一台机器具有多种功能,已经是购买一台机器的少要求,同时可以网络打印、复印、传真、电邮、扫描的机器越来越受顾客的喜爱。
以一天工作2~3小时,待机6~8小时,关机13~16小时(72.7%的企业打印机不关机),一月22~24个工作日,一年12个月,每年一台打印机工作状态时间为550小时左右,休眠或待机时间为1550小时,其余时间处于关机状态。以商业用电1元/千瓦来计算,喷墨打印机一年的工作电费不到100元,激光打印机一年工作电费大概也是200元左右。照这样的计算,打印机的确用电不多。但是对于一台数码复合机来说就远不止这个数目,按照以上的计算方法,一台数码复合机一年的电费大约为1000元,一个月的电费是83元。我们也不能少看一年才1000元的电费。小数怕长计,时间一长,成本就很容易计算出来。以5年时间来计,一个数码复合机就需要交5000元电费,这样的费用就足可以重新购买一台新机。而且企业里不仅只有一台办公产品,如果将几台办公产品5年的电费加起来,那也是一个相当大的数目。再从节能环保的角度来看,中国在登记的企业超过5000万家,如果一家仅用一台办公设备,那一年的能源消耗就是一个庞大的数据。