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随着技术进步和由于办公室工作细化而对产品不断提出新的要求，各类新型办公设备产品层出不穷，更新换代速度也越来越快。但是，大多数办公设备属于以机电为基础的设备，所以在各类办公室中多种类型、多代设备同时服务于办公的现象比较常见。
办公设备提倡主动维修，使机器的停机时间处于小，从而获得佳使用效率和价值。
复印机、打印机、传真机、证卡机等等……是集光学、机械、电子技术为一体的精密办公设备，通过使用颗小的静电墨粉，利用静电原理，在感光材料上形成静电潜像，使微小的墨粉附在感光材料上，再将其转印到纸上从而得到需要副本。这个工序是利用静电的特性进行的。因此，在机器内部的传动部件、光学部件以及高压部件上容易附着纸屑、漂浮的墨粉等，但这些的存在只会影响复印的质量。若放任不管，会增加机器的驱动负荷，妨碍热量的排除，说不定也可能是造成机器故障的原因。
定期的维护保养，可以清除机器内部的污垢，在必要的部件上加注润滑油，清洁光学部件，改善复印品质量，将可能发生的故障消灭在萌芽状态，减少停机时间。
然而，办公设备具有性和技术性，对维修技术要求很高，根据仁通科技的研究数据，84%以上的办公设备损坏是由于操作和使用不当造成的，因此，一个企业要对办公行政人员做的办公设备维修和维护培训，或者采用办公设备外包的方式来解决。
办公设备是一个很大的概念，在理论上来讲一切用于办公的东西都是办公设备的一部分。一般来说传统的办公设备就是指在 办公室 里处理文件用的一些设备，比如说 办公桌 椅、传真机、打印机以及扫描仪和碎纸机等等设备。现在的办公设备就是在传统的办公设备里面加入了服务器、 交换机 等 高科 技的设备。
碎纸机：办公室里不可或缺的一个设备就是碎纸机，因为工作人员在处理各种工作问题是会产生大量的废纸，过期的文件、报废的 档案袋 等等。这些东西堆放在办公室里不仅占有空间，而且影响办公环境。碎纸机的作用就在于此，它主要是用来将办公室里产生的废纸就地粉碎。这样不仅处理了废弃物，而且还可以回收利用这些废纸。
计算机是现代办公活动中的关键设备，离开了计算机就谈不上办公自动化。该类设备包括大、中、小和微型计算机，以及各种联机外部设备。特别值得一提的是近年发展起来的多媒体计算机，由于这种计算机能综合处理数据、文字、声音、图形和图像等多种形式的信息，人们用它可以发传真、发电子函件、浏览因特网、看电视、听广播以及处理各种办公事务，从而使计算机在现代办公活动中发挥的作用愈来愈大。
在现代办公设备中，除了计算机类设备和通信类设备外，其余都可归纳为办公用机电类设备。这类设备多，繁杂，根据其功能大致可分为： ·信息复制设备，如复印机、一体化速印机、制版机、胶印机、电子排版轻印刷系统等。
信息储存设备，如录音机、摄像机、数码照相机、计算机文档存储系统等。
其他设备，如空调机、不间断电源、幻灯机、投影仪、碎纸机、装订机、裁纸机等。
